Проблема организации системы хранения архивных документов довольно часто появляется у организаций, где очень большой документооборот. Как правило, на начальных этапах компании используют для таких случаев обычные шкафы для документов или встроенные шкафы, однако они имеют ряд недостатков, из-за которых их применение не всегда является целесообразным в качестве места для постоянного складирования архивной документации.
Металлические архивные стеллажи (для архива)
Решить данную проблему можно несколькими способами - установить специализированные шкафы из металла, организовать еще одно место под хранение документации или использовать полочные стеллажи для архива. Использование металлических шкафов частично решает данную проблему, но из-за своих конструктивных особенностей полностью решить не могут. В частности, такие шкафы имеют достаточно большой вес, не имеют возможности масштабироваться и использовать все пространство, отведенное им для хранения.
То есть, шкаф имея 3 полки так и будет с 3-мя полками (за исключением, когда производителем предусмотрено место под установку дополнительных полок). Если высота шкафа 2 метра, выше его не сделать и никак не модернизировать. Конечно, такая мебель имеет надежные двери и замок для защиты от несанкционированного доступа, но в большинстве случаев такая функция является лишь дополнением. Также стоит отметить достаточно высокую цену относительно других способов организации архива.
Если говорить о дополнительном месте для архива, то тут, как правило, подразумевают использование стен в качестве полок, то есть на них крепятся полки и уже там хранятся документы. Также можно применять встроенные шкафы, какие-либо уступы или дизайнерские/функциональные решения. Такой подход хорош тем, что он максимально экономен, однако в случае переезда придется все эти полки снимать и заделывать дыры в стене, оставленные после них.
Металлические стеллажи на сегодняшний день являются лучшим решением для организации архива. Они представляют собой металлическую конструкцию, которая состоит из полок и стоек, соединенных между собой болтами. Их достоинства очевидны:
- высокая мобильность - можно без труда перевозить архивный стеллаж в разобранном состоянии, так как он занимает мало места. Сборка и разборка также очень просты и не требуют особых навыков.
- высокая масштабируемость - можно добавить или убрать полки, нарастить высоту стоек или полностью заменить их, не докупая при этом новый комплект полок, секции легко соединяются между собой, образуя целую систему хранения архивных документов.
- высокая функциональность - количество полок и их расстояние в секции определяется лишь покупателем, можно установить еще полки к уже собранному и установленному стеллажу, тем самым добавив еще одно место под документацию.
- гибкость выбора - так как стеллаж представляет собой сборную констуркцию, можно подобрать только те элементы, которые нужны только Вам. Например, для архива Вам требуются стойки высоктой 3, 2,5 и 2 метра, а также полки размерами 300х700 мм, 1000х400 мм и 800х700 мм. Все это можно купить в интернет-магазине офисной мебели Точка (адрес сайта: rp-tochka.ru). Также к стеллажу можно докупить дополнительные аксессуары, такие как продольные и поперечные разделители, регулируемые опоры (подпятники), задние и боковые стенки, дополнительные усиливающие конструкции и т.д.
- высокая грузоподъемность - секции способны выдержать нагрузку до 500, 750 или 900 кг, полки до 100, 140 или 200 кг, что достаточно для расположения на них архивных документов.
Также стоит выделить тот факт, что стеллажи не требуют особых условий эксплуатации и обслуживания. Стойки и полки изготавливаются из прочной стали и покрываются порошковой защитной краской, что предотвращает образование коррозии металла. Их можно использовать практически в любых помещениях, даже в подвальных, где наблюдается высокий уровень влажности. Сборно разборная конструкция архивного стеллажа позволяет быстро собрать или разобрать его в случае переезда, при этом частые процессы сборки/разборки не вредят общей жесткости, чего не сказать про шкафы из ЛДСП.
Выбирая стеллаж для архива обратите внимание на его технические характеристики. В частности это размеры и грузоподъемность, высота стоек может варьироваться от 500 до 3000 мм, размеры полок могут быть самые разные. Максимальная нагрузка (грузоподъемность) определяется по минимальному значению, то есть если суммарно грузоподъемность полок 700 кг, а стоек 500 кг, то общая грузоподъемность будет не более 500 кг. Данный момент очень важен, так как нагрузка выше нормы может привести к изгибу стоек или полок. Также нужно помнить, что любой стеллаж, будь то архивный или грузовой, заполняются снизу вверх, все тяжелые предметы должны быть расположены внизу, легкие - на верхних полках.