Інколи день «пролітає» і здається, що неможливо встигнути зробити той довгий список завдань із записника. Однак робочий день цілком реально зробити ефективним, якщо дотримуватися простих рекомендацій по плануванню, економії часу та організації простору для роботи. Саме такими порадами ми з вами і поділимося, а ще розкажемо, яку роль у цьому відіграють правильні канцелярські товари для офісу.

Планування робочого часу

Продумане планування часу сприяє підвищенню продуктивності. Перш за все, до роботи варто приступати в один і той самий час. Відмовтеся від балачок із колегами зранку, від блукань між кавоваркою та робочим столом, довгим зосередженням на завданнях. Приходьте на роботу в один і той самий час і беріться за першу справу в один і той самий час.

Плануючи робочі справи, не забувайте планувати також довгу й короткі перерви для відпочинку. Більшість думає, що таким чином не встигатиме робити завдання. Однак відсутність відпочинку знижує працездатність і негативно впливає на ефективність роботи. Працівник сам собі зробить «ведмежу послугу». Між завданнями можна робити 5-хвилинні перерви, щоб встати та розім’ятися, пройтися хоча б по кабінету або сходити в туалет. Довша перерва доступна в обід і нею не варто нехтувати. Це можливість «підзарядитися»: пообідати, вийти на свіже повітря, провітрити голову.

Не перевантажуйте день справами. Дивіться на список завдань «тверезим» поглядом, реально оцінюючи свої сили та час. Плануйте в розрізі тижня, а не дня: так ви не перевантажуватимете понеділок-вівторок, залишивши кінець тижня вільним.

Усунення неефективного використання часу

Якщо ви знаєте, що з некорисного відбираєте у вас час найбільше, ви зможете працювати ефективніше. Для цього варто хоча б один раз скласти хронометраж дня. Записуйте на листочок або в телефон, що саме і скільки ви робили. Пили каву зранку в офісі? Запишіть «кава — 9:00–9:05» і т. д. Це дасть можливість побачити «пожирачів» часу: залипання в телефон, пустопорожні розмови з колегами тощо.

Визначивши «пожирачів» часу, ви зможете позбутися їх. Також важливо стежити за своїм ресурсом: часто такі «пожирачі» з’являються тоді, коли людині потрібен відпочинок, але вона нехтує ним. У результаті не може ефективно працювати, але й не відпочиває.

Організація робочого місця

Ось саме тут варто згадати й канцелярське приладдя. Для ефективної роботи завжди підтримуйте порядок на столі. Якщо підсумувати, скільки часу за день офісний працівник витрачає на пошуки потрібних документів, ручки, аркушика, щоб записати щось важливе, можна справді здивуватися.

Щоб підтримувати порядок, знадобляться органайзери. Це можуть бути вертикальні або горизонтальні лотки для паперів, органайзери для письмового приладдя та дрібної канцелярії. Тримайте на столі також папір для нотаток. Ці прості поради зроблять вас ефективнішим.

Права на авторство статті з порадами для підвищення ефективності робочого часу, належать інтернет-магазину «Час-Пік».